محضر اجتماع : تعلم كيفية تسجيل دقائق الإجتماع
الكاتب / الكاتبة نشرت في مايو 11, 2018
من خلال تسجيل محضر إجتماع، ستتأكد بأنه تم توثيق كل شيء جرى فيه للمساعدة في أخذ العلاقة مع الزبون إلى المستوى التالي. إكتشف أفكاراً مفيدة قصيرة وسريعة حول كيفية عمل وثيقة محضر إجتماع.
الخطوة 1: قبل الإجتماع
إعمل قالب (نموذج) لتسجيل محضر إجتماع التي يجب أن يشمل:
- تاريخ ووقت الإجتماع
- هدف الإجتماع
- إسم رئيس الإجتماع
- بنود العمل المُعَيَّنينْ
- القرارات المتخذة
الخطوة 2: خلال الإجتماع
- أكتب ملاحظات أو سجل الإجتماع. تأكد أنك أبلغت كل فرد خلال التسجيل.
- تأكد من حضور كل المشاركين وخذ بطاقات عملهم.
- حاول وخذ ملخصاً عما قيل أو تم ولا تذهب كثيراً إلى التفاصيل.
- سجل كل النقاط مباشرة في القالب لكي لا ترتبك في وقت لاحق.
- رَقم الصفحات ليتم التعرف على تسلسل الإجتماع.
الخطوة 3: بعد الإجتماع
- راجع الملاحظات وأضف التعليقات الإضافية، أو أوضح ما لم تفهمه مباشرة بعد الإجتماع.
- إطبع ملاحظاتك على اللوحة ليكون سهلا للجميع قراءتها.
- تأكد بأنه تم مراجعة وثيقتك مع رئيس الإجتماع قبل إرسالها.
- إن اتباع الخطوات الثلاثة هذه ستساعدك على خلق وثيقة “محضر الإجتماع” بشكل واضح وموجز.
إقرأ المزيد: كيفية كتابة بريد الكتروني (إيميل) بإحترافية
الإحترافية في الإجتماع
إكتشف كل الأفكار المفيدة المختلفة لإتيكت العمل التجاري التي يجب تذكرها عند القدوم إلى الإجتماع. ولوضع بيئة صحيحة قبل التوجه إلى الإجتماع، يجب:
- التحدث مجتمعياً مع الحضور قبل البدء بالإجتماع. تكلم عن عطلة نهاية الأسبوع وعن إهتماماتك وأية أحاديث أخرى ممتعة.
- إن كنت أعلى مرتبة بادر دوماً إلى المصافحة.
- قف عندما يقدمك أحدهم إلى شخص ما وتبادل معه بطاقات العمل.
- كن دقيقاً في المواعيد. فهذا سوف يعكس إمكانية الإعتماد عليك ويعكس إلتزامك.
- إستقم على نفس مستوى الآخرين ولا تضع رِجْلاً على رِجْلٍ لأن هذا سيعتبر غير لائق.
- إرتدِ الثياب المناسبة. لباس العمل مطلوب في كافة إجتماعات العمل، أي بناطيل رسمية وقميص أو بلوزة وجاكيت بأحذية رسمية.
- لا تقم قط في سحب كرسي لجلوس سيدة لأنه سينظر إلى هذا على أنه انحياز.
بقاء هذه النصائح في الذهن سيساعدك في الحفاظ على الإحترافية في الإجتماع.
التواصل في الإجتماع
إكتشف بعض الحيل والأفكار المفيدة إلى التواصل بشكل فعال ومؤثر في الحفاظ على الإحترافية خلال الإجتماع . إليك بعض النقاط التي تستطيع أن تحفظها في ذهنك:
- كن موجزاً وواضحاً. إذهب إلى الموضوع مباشرة ولا تكرر الكلام.
- تأكد بأنك على أتم استعداد. إحتفظ بقائمة تدقيق بالأمور المختلفة التي تحب مناقشتها وضع علامة “تم” للنقاط المختلفة بعد تغطيتها.
- تكلم بصوت عال وواضح ليسمعك الآخرون.
- أصغِ بشكل جيد ولا تقاطع. قم بذلك فقط عندما تعتقد بأن ذلك ضرورياً واسمح للآخرين بالتعبير عن أنفسهم. إطرح أية أسئلة وأنت تنتقل من مكان إلى آخر خلال الإجتماع.
- بإمكانك شرب أي شيء خلال الإجتماع كالقهوة، الشاي والماء. إبتعد عن مضغ اللبان أو الطعام.
- لا تطفئ هاتفك . إحتفظ به في حقيبتك أو جيبك ولا تقم بإرسال أية رسائل نصية خلال الإجتماع. إن كان عليك أخذ مكالمة، إعتذر عن المقاطعة وتكلم خارج غرفة الإجتماع. تأكد بأن يتم ذلك بسرعة.
- أكتب ملاحظات في الإجتماع للمتابعة في وقت لاحق برسالة إلكترونية أو وثيقة “دقائق الإجتماع (محضر)”. إن اخترت القيام بتسجيل الإجتماع على هاتفك وعدم استخدام ورقة وقلم رصاص، تأكد من إبلاغ الحاضرين بأنك تُسجل.
إبقاء هذه الأفكار المفيدة في ذهنك سيساعدك على التواصل بمهنية خلال الإجتماع.
الإحترافية في مكان العمل
ستتعلم في هذ الفيديو عن الخصائص التي عليك امتلاكها لتتألق في مكان العمل ويتم الإعتراف بإحترافيتك.يجب عليك:
- أن تكون كفؤاً. تأكد من أن لديك المهارات والمعرفة لتكون جيداً في ما تفعله.
- أن يكون موثوقاً بك وأميناً. تأكد من أن الناس يمكنهم الإعتماد عليك لدى حضورك في الوقت المحدد وتوافي المواعيد الأخيرة لإنجاز العمل. قل الحقيقة عما تم ولم يتم إحرازه.
- أن يكون لديك إستقامة. إلتزم بمبادئك مهما كانت الظروف.
- تأكد من احترامك للآخرين ودعم الآخرين. عامل الجميع في مكان عملك بالتساوي وتأكد من اعترافك بنجاحاتهم وسلط الضوء على إنجازاتهم وأرشدهم إن كانوا بحاجة إلى مساعدة.
- طوّر نفسك. إبحث وكن على اطلاع حديث بكافة التفاصيل المتعلقة بمجال عملك.
- كن إيجابياً. ليكن لديك مقاربة وموقف بحالة تفائل.
- البقاء في حالة من التركيز في العمل. أترك أمورك الشخصية في البيت.
- لا تنسى. عليك دوماً أخذ الملاحظات وتأكد من أنك على اطلاع تام بكافة مهامك وضع إشارة لما”تم” من مهامك اليومية. كلمة “لقد نسيت” هي للمتهربين ولمن لا يمكن الإعتماد عليهم.
إن تقيدت بما تقدم، فإنك ستتمتع بكل خصائص موظف إحترافي. فإنك لا تريد بعد كل ذلك أن تكون مثل كل سمكة في البحر. عليك أن تتألق وتبرز إلى التقدم والمضي قدماً.
آدآب العمل التجاري هو عبارة عن مجموعة من السلوكيات المتوقعة التي تُسهل التفاعل بين الناس في عالم العمل، ترتبط بالتعامل مع زملاء العمل وأرباب العمل والزبائن باحترام ولطف بحيث تخلق بيئة عمل سارة لكل فرد. آدآب العمل التجاري الضعيفة يمكن أن تكلفك ثقة مستخدميك وزبائنك وضياع فرص أعمال تجارية قيمة.
تعليق واحد
المعلومات جيدة ومفيدة